Voici mon bilan d’organisateur. C’est long, y a pleins de trucs, j’ai essayé d’organiser ça. J’espère que ça pourra servir d’aide aux futurs orgas.
La Salle
Pour commencer, il faut rappeler que Tyra et moi étions les seuls déclarés à participer totalement à l’organisation du Dragonbowl. Merci à ceux qui ont ensuite rejoint le navire. Un des problèmes liés à cette organisation à deux a déjà été soulevée, et sera je l’espère comblée. Il faut un membre du bureau dans l’organisation. Qui ne joue pas et participe au bon déroulement le jour J mais surtout en amont. Etais-je légitime pour réserver la salle ? Je ne sais pas, mais ça n’a pas été facile de trouver une issue B au fiasco de la réservation. Il faudra s’y prendre dès le début de l’année.
Niveau salle, je trouve très bien la salle qu’on a pu avoir, malgré son prix élevé. Le fait que les tables fassent 80cm de largeur est un gros plus. C’est un méga-confort par rapport aux années précédentes, et il faut vérifier ce point-là en amont de la réservation. Tout comme la possibilité de regrouper les matches par équipe. Ne pas prendre la salle uniquement sur sa capacité, mais sur la possibilité d’installer les tables de manière cohérente. On aurait pu avoir une salle moins chère (merci Croco), mais je ne suis pas sûr que le confort des joueurs aurait été le même (tables plus petites, organisation des tables en épi, …).
Avoir une salle pour dormir. Grand débat. On peut garder le tournoi dans le format actuel, ça marche bien. Garder les joueurs le soir, c’est plus convivial, plus sympa. Pas de doutes là-dessus. Faut trouver la salle et voir si au niveau tarif c’est vraiment avantageux. S’éloigner de Nantes ? Pourquoi pas ! S’il y a logement sur place, je ne vois pas où est le problème. Que ce soit dans le Vignoble, vers Pornic ou St-Nazaire, il faut juste s’y prendre en avance et bien y réfléchir, mais ce n’est pas une idée à jeter, loin de là.
Les Orgas
Il faut donc un membre du Bureau, pour ce qui est des démarches administratifs et de la gestion de l’argent. Si on peut éviter aux membres de l’association d’avancer l’argent, c’est mieux.
Il faut aussi un Chef Décisionnaire pour le tournoi. Qui prend les décisions finales quand il le faut (choix de salles, de lots, de goodies, …). Pour info, j’ai failli jeter l’éponge deux ou trois fois, suite à des interférences sur les décisions prises par Tyra ou moi. Une fois, j’ai eu tort (par rapport au budget que j’avais mal estimé), mais je n’ai pas apprécié qu’on revienne sur le choix de la salle ou sur le prix peinture. Merci à Heinrich pour la figurine d’Apothicaire, mais il était prévu autre chose. Et être mis devant le fait accompli le vendredi, c’est un peu limite.
Enfin, au niveau Personnes, un peu plus d’entraide des membres de l’asso (et du bureau) le jour J, surtout une fois le tournoi terminé, aurait été apprécié. Pour dispatcher les restes (je ne suis pas central, je ne fais pas partie du bureau, je ne vais pas stocker), et pour les comptes (caisse, remboursement des courses, des achats, …). Le nettoyage fait aussi partie du tournoi. Merci à Julien2050 et Croco pour leur gros coup de main là-dessus (comme l’année dernière).
Format du tournoi
Il faut garder ce format de tournoi par équipes de 3 avec changement de rosters. Ca plait énormément.
Pour les compétences, je trouve que c’est pas mal ce qu’on a. On pourrait varier, pour voir d’autres rosters. C’est à discuter, j’avoue ne pas avoir trop d’avis là-dessus. Il faut quand même garder tout ça « simple » pour que la vérification par l’adversaire se fasse sans encombre (pas de budget différent par tiers, par exemple).
Le Prix Peinture
Peu de participants, mais du bon niveau. Le diorama l’emporte à nouveau. Réitérer le règlement ? Le changer (champions uniquement, retour aux équipes, encadrement, …?). Ca sera aux organisateurs de 2016 de le décider.
Je pense qu’il faut garder le timing actuel : dépôt des concurrents pour le samedi midi (idéalement le samedi matin), vote toute la journée du samedi avec exposition des figurines toute la journée (on ne joue donc pas avec). Pensez en amont aux bulletins de vote et à une urne. Pensez à noter quel numéro correspond à quoi. Faire des photos.
Boissons et Repas
Les Food Trucks sont une idée à conserver : au niveau orga, c’est zéro stress. Peut-être changer, j’ai trouvé le burger un peu en deça. Des crêpes permettraient peut-être de baisser le coût ? Négocier le repas sans boisson avec les trucks ?
Le petit-déjeuner s’est bien passé. L’option Bouilloire+Soluble est une bien meilleure option que celle avec les cafetières de l’année dernière. A renouveler. Deux paquets de brioche (format Familial) sont suffisants par jour, et pour les sodas à la bouteille, 6 bouteilles de chaque permettent de tenir le weekend. Oublier la boisson type Oasis. Penser au Thé. Ne pas en racheter, mais proposer une vingtaine de sachets est suffisant.
Pour la bière, limiter la bière « de base ». On a sorti quasiment que de la Grimbergen. A 1,50€, c’est parti. Penser à faire une caisse séparée du reste (tombola, goodies, …), penser au décapsuleur (merci Acryosis).
Penser à plus de gobelets aussi (ou voir Goodies).
Le coin des Orgas
Petit couac samedi : trop de passage par le coin des orgas. On doit bloquer cet accès (comme fait le dimanche). On a les affaires en cuisine, la caisse, les bières au frigo (certains pensaient que c’était libre-service). On doit y faire attention.
Il faut une table « Buvette / Vente », une table de marque (Ordinateur + Imprimante), et une table « Exposition » (Prix peinture, Tombola, Récompenses). Plus les tables « Petit déjeuner / Libre-service ». Y penser à la réservation de la salle.
Les polos STAFF doivent être localisés et distribués avant le jour J, histoire d’avoir un STAFF identifiable et d’utiliser les polos (vu qu’ils existent).
Au niveau orga, on organise et on ne joue pas. Ca permet de bien saisir les forces disponibles le jour J, de palier à une absence (chez les orgas ou chez les joueurs). Limiter 15 jours en amont les inscriptions « impaires ». Par équipe de 3, on peut vite se retrouver sous l’eau (merci à Croco et Giom de s’être désistés, au passage. Il faudra leur rembourser leur inscription).
Timing et Dépassements
Avoir un truc clair sur le timing et le dépassement dans le règlement. La méthode World Cup est efficace et claire (on arrête arrivé à une certaine heure). Autoriser du rab sur certains créneaux (matin avec pause du midi, samedi soir si pas d’urgence à rendre la salle, …) ou si on peut démarrer plus tôt que prévu. Imposer les chronos et puis c’est tout. Certains joueurs ont été réticents à les utiliser. Ton match est en retard, que ce soit ta faute ou celle de ton adversaire, tu prends le chrono et c’est tout.
Intégrer des points de pénalité ? Un prix du lent ?
Merci au passage à PLT44 pour ses chronos.
Lots et Trophées
L’idée d’attribuer des Trophées à d’autres prix annexes que le podium est à réfléchir. J’avoue que je penche plus vers le non.
Sinon, je pense que c’est une mauvaise idée que de donner l’opportunité d’avoir ces trophées « a posteriori » (cad pour les anciens vainqueurs). Ils ont déjà été récompensés. C’est suffisant. Pourquoi ne pas le proposer aux vainqueurs de la Ligue, de la Coupe, du Old Bowl, de la Mini-choko tant qu’à y être ?
Les lots à la con, à garder ou pas ? A améliorer ? A customiser à la BN (merci pour l’idée, Lizardcore). Quelles catégories ? Les annoncer ? Les changer ? Si on les garde, il faut définir une liste, déléguer à une seule personne ou clairement indiquer qui s’occupe de quoi. Désolé si certains étaient pas top, mais j’étais un peu débordé et esseulé pour les trouver. N’hésitez pas à filer un coup de main ^^.
Pour les récompenses du podium, faut-il continuer avec les figurines Willy ou varier ? J’ai démarché les magasins de jeu de Nantes, sans succès (bons d’achat, principalement, pas forcément utilisables selon le vainqueur). Tenter des sponsorings différents ? Why Not ? (brasserie, fromagerie, crêperie locale, truc qui change, …)
Pour la tombola, il faut garder la feuille numérotée où chacun choisit son numéro. C’est ludique et fun. Et facile à préparer. N’organiser la tombola que le dimanche (et le prix Peinture le samedi) permet d’avoir une table dédiée (pour présenter les lots). Il faut aussi éviter, en tant qu’orga, de participer. Pour éviter de tirer Tyra dès le premier ticket ^^. Ecueil éviter cette année !
Goodies
Le goodies a manqué. Clairement. Il faut dégager plus de budget pour le goodies. Au moins une paire de dés. le gobelet est une idée pratique et facile (avec le palmarès, les vainqueurs apprécient).
Autre idée, à s’occuper au plus tôt : une figurine exclu. Contacter un Pedro Ramos qui en fait régulièrement pour des tournois un peu partout en Europe et ailleurs. Voir quel est le coût / le deal possible (revente par une marque derrière, Vortice l’a fait pour l’Undertaker, je crois). A noter qu’un Dragonbowl se déroulera au Pays de Galle le 3 décembre prochain. Partenariat pour une figurine typée Dragon ?
Table de marque
Ne pas oublier la paire de ciseaux ! Ni le scotch et le papier ! Une imprimante est également vitale.
Pour la saisie des scores, conserver la feuille par équipe (merci la World Cup pour l’idée). C’est beaucoup plus facile à la saisie, et moins de papier perdu. En cas de réclamation, on retrouve plus vite la feuille aussi. Conserver toutes les infos sur la feuille, voire y rajouter d’autres trucs (rappel du Prix peinture, de la Tombola, des Trucks, des horaires, …).
Le logiciel a bien tourné, zéro bugs ! Quelques trucs restent à faire (correction d’un résultat, retour en arrière, …) mais c’est mineur. Par contre, l’ayant fait, je le maîtrise. Il faudra que quelqu’un s’y attelle pour l’année prochaine. Une seule personne s’occupe de la saisie, ça permet de se concentrer dessus et de retrouver les résultats. Il faudra voir avant l’été ou en septembre pour bien s’y former. Après, je n’aurais plus beaucoup de temps.
Pour les classements, conserver le mystère à partir de la ronde 4 est intéressant. A retenter. (J’avais viré tous les classements annexes, et affiché uniquement l’ordre des équipes).
Merci à Kumulo pour son ordinateur. Parce qu’il en faut un.
Communication
Il faut fermer le forum « Orgas » à tous ceux qui n’en sont pas. Et donner les droits à l’orga Chef, qui peut ainsi accueillir de nouveaux orgas. Pourquoi ? Pour garder des surprises, et pour éviter les parasitages qui retardent certaines décisions.
Une personne doit tenir à jour la liste des inscrits et le post de règlement, et le poster sur au moins FBB et le forum des BN. Passer aussi sur les forums des voisins (Atemporels, Condate, Tours, Lutèce, …) et tenir à jour ce post. C’est pas très compliqué et ça permet de faire parler du tournoi. Communiquer sur les foods trucks, les sponsors, les équipes à venir, …
Il faut aussi lancer les sujets Hébergement et Soirée du samedi, au besoin, et les faire vivre. En relançant, en dressant une liste, en proposant des options. Il faut la possibilité de lancer un message de masse sur le forum à celui qui s’occupe de la communication. D’ailleurs, grosse déception pour cette soirée du samedi, avec le peu de présence des BN. On est un peu trop casanier, même pour notre propre tournoi.
Bilan
Pleins de trucs de dits, j’espère n’avoir rien oublié.
L’année prochaine, je passe la main (je ne jouerai pas non plus), et je ne m’impliquerai pas. Il vaut mieux que ceux qui s’en occupent s’occupent de tout. Je donnerai un coup de main via Skitter (le logiciel) uniquement. S’il faut modifier un truc dessus, je le ferai. Avant fin septembre.
J’ai passé un super weekend, malgré les critiques que j’ai formulées (que j’ai écrites dans un souci d’amélioration). Le jour J, le point crucial était le timing, et ça s’est bien déroulé. On a failli avoir un gros couac avec cette équipe fantôme, heureusement résolu (merci encore Croco et Giom). Surtout avec l’hospitalisation de Budmilka (et donc un orga en moins le dimanche). Les retours sont positifs et ça c’est le meilleur truc.
Bon courage aux suivants, merci à Tyra pour m’avoir accompagné, à Kumulo, Acryosis et Cockatrice pour nous avoir rejoints. Merci à Artus et sa bande d’avoir lancé l’idée du tournoi par équipe de trois, c’est fun et si le tournoi fonctionne comme ça, c’est aussi grâce à vous. Et merci à tous ceux qui se sont déplacés, joueurs comme non-joueurs.
Gulix, absent l’année prochaine mais qui reviendra sans doute en 2017 (suivant l’évolution et les besoins du tournoi).
) le linge sale en famille 
J’aime avoir du pouvoir 
